Две CRM-системы для онлайн-школы: как соединить работу с расписанием и сделками

Две CRM-системы для онлайн-школы:

И еще 3 кейса с описанием пошаговой работы от Студии автоматизации BOYKO

Читайте, внедряйте, увеличивайте продажи!

как соединить работу с расписанием и сделками

Команда Coddy School - крупной школы для детей по обучению программированию пришли в нашу студию автоматизации BOYKO по рекомендации с запросом организовать работу отдела продаж в CRM.

Преподаватели школы уже работали с базой учеников в CRM Hollihop, но для продаж это не подходило: отсутствие аналитики, функционала звонков, переписок и рассылок.

При этом отказаться от этой CRM-системы нельзя, там велась работа с расписанием и группами: выставляли счета, отмечали посещаемость и прогресс по урокам.

Рассказываем в кейсе, как удалось подружить две CRM-системы внутри одного бизнеса.

Hollihop и Amo CRM:

могут ли «ужиться» между собой две CRM-системы в одном проекте?

Под такой запрос ны рынке CRM готовых решений и продуктов нет. Но наша команда с интересом взялась реализовать эту нестандартную и новую задачу, потому что такое мы любим и успешно практикуем.

Всю работу проделали двумя блоками:

01

Описание бизнес-процессов, воронок

02

Поиск сервиса для технической интеграции

Разработали воронки продаж и описали бизнес-процессы

Шаг 1

Прописали 4 типа воронок продаж:

Воронка
«первой линии» квалификации лидов

Запись на пробный урок

01

«Вторая линия» после прохождения пробного урока

Продажа основного пакета уроков

02

Воронка сопровождения (саппорт)

На этапе прохождения обучения

03

Активная клиентская база

Можно подгружать сделки и активно их прорабатывать со стороны менеджеров

04

Описали типы задач и всю структуру полей в CRM для аналитики:

Квалификационные

Технические

Поля контактов

Источники

Внутреннюю и внешнюю автоматизацию

Этот процесс занимает большое количество времени на старте работы,

но в этом проекте это оказалась не самая сложная задача.

Два месяца настройки, и потом каждый месяц мы выводили новый отдел и адаптировали его к работе

Нашли техническую связку для двух CRM

Шаг 2

Ключевым моментом было найти сервис и связку между двумя CRM-системами- AmoCRM и Hollihop, чтобы можно было работать с лидами и там, и там, но разным командам – отделу продаж и преподавателям.

После изучения возможностей API текущей CRM-системы вместе с командой сервиса More Kit нашли техническую возможность сделать интеграцию.

На старте важно было определить идентичные сущности для обеих систем:

Заявки

Лиды

Ученики

Затем настроили процесс:

Заявки сначала попадают в Hollihop

После дублируются в Amo

Написали скрипт для проверки данных и работы с дублями

Шаг 3

Настроили процессы на стороне сервиса More Kit, через который делали связку между CRM.

Работа по API у Hollihop своеобразная: многие системы отдают данные сразу, если на их стороне произошло какое-либо событие.
Но с Hollihop так не работало.

Приходилось самим периодически запрашивать эти данные.

Для реализации создали скрипт: определили временной промежуток для запроса данных и отсеивали повторяющиеся заявки.

Мы запрашиваем данные каждые 5 минут, а одна и та же заявка может хранится около часа. И с каждым запросом данных мы можем подтягивать одну и ту же заявку, создавая много дублей.

Если у заявки повторяется ID, то она уже не попадает повторно в Amo. Так мы исключаем дубли.

Вытянули пласт данных из Hollihop

Они прошли по процессу

Попали в хранилище AmoCRM

ПРИМЕР:

Организовали движение лидов по воронкам

Шаг 4

Если в Hollihop данные ученика не найдены, то:

Сначала заявка создается в AmoCRM

Напомним, что Coddy School – обучение для детей. Рассказываем, почему это имеет значение в этом кейсе.

Изначально запрос на обучение или пробный урок оставляет один из родителей, чьи данные попадают в карточку сделки на этапе заявки в Hollihop. После записи на пробный урок статус меняется на “лид”, а с покупкой курса добавляются данные ребенка, который будет обучаться, и присваивается статус “ученик”.

Получается несколько контактов для одной сделки. Чтобы данные хранились в одной карточке и была техническая возможность делать звонки из CRM добавили связующую сущность компании-родителя для AmoCRM.

Но и здесь мы не остановились и дополнили скрипт для запуска нескольких процессов-проверок после того, как заявка пришла из Hollihop. Находим, есть ли там контакты и компании. Если нет, то создаем все новое.

После того, как сделка попадает менеджеру в работу, запускается еще один процесс: проверка на сущности в Hollihop - существуют ли там лиды или ученики с такими данными.

Если есть, то подтягивается ссылка на лид и менеджер может в 1 клик перейти в Hollihop и внести там необходимые данные.

После записи на пробный урок данные передаются Hollihop

После покупки основного курса присваивается сущность «Ученик»

Так мы решили задачу быстрого переключения между двумя CRM-системами для команды и организовали обмен данными между системами без путаницы

Что получилось в итоге?

Финал

У клиента появился полноценный отдел продаж, который может комфортно и эффективно работать на разных этапах сделок, начиная от первичной заявки до повторных продаж. Отслеживать всю коммуникацию клиента, видеть данные о ребенке (ученике) и родителе.

Отслеживать всю коммуникацию клиента, видеть данные о ребенке (ученике) и родителе.

01

Менеджеры и преподаватели могут легко перемещаться между двумя сервисами CRM, собирать статистику, отслеживать всю коммуникацию клиента, видеть данные.

02

После основного этапа интеграции клиент остался на сопровождении: нашей командой продолжаем внедрять и дорабатывать системы под изменения в процессах внутри компании, устранять технические баги.

03

Оказалось, что не всегда технически из-за ошибок в API Hollihop удается передать данные в карточку существующего лида при повторных заявках/оплатах.

Именно поэтому мы предлагаем своим клиентам этап сопровождения следующим шагом – точечно вносим доработки и устраняем возникающие ошибки.